ESSAY
SUCCESS FACTORS IN THE MANAGEMENT OF TECHNOLOGICAL PROJECTS: APPLY THE STRICT METHODOLOGY OR SEEK NEW ALTERNATIVES?
Abstract
The objective
of this paper is to analyze the influence of the strict application of project
management methodologies as a decisive success factor in the development of a
technological project, comparing them using other tools and techniques that
tend to obtain the same purpose in the art of managing a project. Initially, a literature review was made regarding
the history of project management, followed by the features of the main
methodologies used for project management, as well as new trends or
alternatives to conceive successful projects. A third point will discuss about
the approaches that each one of the methodologies and alternative tools
outline, to finish with the conclusions of the analysis about the relationship
between project management methodologies and alternative tools that can become
success factors in implementing a technological project.
Keywords
Proyect Management, PmBok, Scrum, Stand Up Management, Prince2, innovation.
There are currently many
methodologies applied in project management, that, according to (Microsoft, s.f.) in its modern form, began to take root only a few decades ago. Within the
most important milestones in the history of these methodologies are: Gantt
chart, developed by Henry Gantt in 1917 (López, 2009) in order to
provide a summary of the progress of a list of activities through a graph; the
CPM (Critical Path Method) created by the US company
E.I. DuPont between 1956 and 1958 (James M. Antill, 1990) ; PERT
(Program Evaluation and Review Technique) created by the US Navy to help
understand the process involved in the Polaris Project (Reiss, 2013) in 1958; the
foundation of the Project Management Institute (PMI®) in 1969 (Gido, 2012) ; SCRUM as an agile
development model in 1986 (Rubin, 2012) ; PRINCE, originally
called PROMPT, adopted by OGC (Office of Goverment Commerce) in 1989, later
called PRINCE2 in 1996 (Quesnel, 2012) ; until our
days with the 5th edition of the PMBOK® Guide and the PRINCE2®
Professional certification since 2012.
PMBOK®
- PMI
The PMBOK guide contains the globally recognized
standard and guide for the project management profession, the PmBOK also
provides and promotes vocabulary within the Project management profession for
using and applying project management concepts. (PMI, 2013) .
PRINCE
2®
“PRINCE2 (an acronym for PRojects IN Controlled Environments) is a de-facto
process-based method for effective project management. Used extensively by the
UK Government, PRINCE2 is also widely recognized and used in the private
sector” (PRINCE2), PRINCE2 describes procedures to coordinate
peoples and activities in a project, like design and supervise that Project and
the steps to follow if happen some deviation of the initial plan and make
adjust if is necessary. (Montes de Oca
Salcedo, 2014)
SCRUM
LEGO®
SERIOUS PLAY®
The LEGO® SERIOUS PLAY® methodology is an
innovative process designed to enhance innovation and business performance (LEGO, s.f.) . This
methodology makes easier the reflection, the communication and the problem
solving by "playing seriously". Companies in Colombia, like Ecopetrol
or Banco de Bogota, have held workshops with this methodology obtaining very
good results in the achievement of objectives. (Portafolio, s.f.)
STAN UP MANEGMENT
It is a method that helps teams of companies to
have high performance. It is a mixture of management skills with humor (Portafolio, s.f.)
Methodology: success
factor in managing technology projects.
Surely, to implement methodologies or standards is a
decisive success factor in the achievement of technology project objectives. Standards provide best practices to processes,
which mitigate risks and avoid rework activities. Quoting (Barraza, 2007) supported in Chambers 20th Century dictionary,
a standard is "a measurement basis, a criterion, an established or
accepted model, a defined level of excellence or comparison, that is sought or
is considered possible". Thus the standards, both the PMBOK and PRINCE2,
are established and proven models that are based on project management models. Though
they have similarities and differences, both seek the same goal: to be a
framework for successful projects. As mentioned by (Montes de Oca Salcedo, 2014) there are similarities in themes such as:
phased management, product approach, quality, risks, processes implementation,
among others. Also, it presents differences in project closure, plans handling,
phase boundaries management and other subjects.
Although they
were not initially mentioned, there are other methodologies that pose generic
practices in the management of technological projects model, such as ITIL and
CMMI-Dev (Capability Maturity Model Integration for Development, CMMI-Dev). ITIL
adds components like incident management, problem management and change
management; and CMMI-Dev meanwhile, covers the development and maintenance
activities applied to products and services, as well as provide tools for the
improvement and evaluation of processes focused on development (Ríos, 2016).
Alternative
methods as success factor in Technological Projects Management
Although
Scrum is considered as a methodology, it is not framed in the first approach
for not being explicitly a rigid method.(Fuentes, 2015) defines it as a less bureaucratic method, where
excessive importance on project documentation is not granted. The
main features of Scrum are: teamwork, flexibility and communication; providing
at the same time increase of productivity, on-time product deliveries, fewer
mistakes in the process of development, access to information at the beginning
of activities, etc.
In the same
sense as Scrum, LEGO® SERIOUS PLAY® is characterized by foster teamwork and
communication as determinants for problem solving factors, promotes innovation
and decision-making in corporate environments, and therefore in projects of any
kind. (pymerang.com). On the
other hand, the Stand up Management is not far from the two concepts mentioned
above. All focus their efforts on collaborative work as a source of problem
solving and activities development. They use the flexibility of interpersonal
relationships to generate compromise and, at the same time, results inside the
organizations without being "robust" frameworks, as PMI or PRINCE2
standards, and can be equally effective in the achievment of technological
projects.
There are
supporters who can stand up for each of the approaches. Likewise, there are
supporters for each of the methodologies and others who choose to fuse them
together, but the only certainty is that none of them is a "magic
ball" that has the perfect recipe to ensure that a project is successful
in all its restrictions.
In summary,
it is undeniable that adopting a series of best practices, standardized
processes and strict implementation of a project management methodology, is a
success factor for managing an IT project. However, you can also say that
project management methodologies are not a straitjacket. They direct the
management of a project by answering the questions "What to do, when to
do", and more within the organizations defining the "How to
apply". This is why the same methodologies are being improved (by updates
in its versions) according to the new needs that Project Management faces
daily.
On the other
hand, alternative methods for achieving goals can be just as valuable as the
strict application of a methodology alone. Innovation is a key factor in the
competitiveness of a company. In this sense, innovation and adaptability make that
project management methodologies inside organizations are able to merge,
mutate, improve or disappear, according to the trends in managing technology
projects.
Facing new
challenges in managing IT projects on the information society is a demanding
task for project managers. Nowadays the
demands of IT projects are focused on the search for total quality, user and
product orientation, fast results and lower costs. These
features can lead to think that the fusion of "robust methodologies"
with other problem solving models can be a determining factor in the success of
an IT project.
From the strategy
that a project manager takes on behalf of solving communication, teamwork and commitment
issues, as well as defining clear objectives and the management method, depends
the success of an IT project. As stated by (Sun Tzu) “Therefore a victorious army first wins and
then seeks battle; a defeated army first battles and then seeks victory. This is the difference between those with
strategy and those without forethought.”
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Consultoría Proyecto Windows Phone, enfoque PMI
Esta consultoría se centró
en realizar una valoración del Modelo de Gestión del
proyecto Windows Phone implementado por Microsoft para establecer su alineación con las
normas propuestas por el PMI en su guía
PMBOK 5th.
Para ver el resumen de los resultados obtenidos se puede descargar la siguiente presentación.
Es difícil realizar el ejercicio de valoración del grado de éxito de
un proyecto sin tener acceso a toda la documentación del proyecto, pero
teniendo en cuenta las bibliografías disponibles se evidencian los siguientes
hallazgos:
Hallazgo
1
Según el análisis realizado
por (El Tiempo.com, 2016) , Windows Phone entra
al negocio de los teléfonos tarde, esto lo ratifica (BusinessInsider.com, 2011) donde resalta, que
si Microsoft hubiese lanzado Windows Phone en 2007 o 2008, la historia del
sistema operativo habría sido diferente. A Microsoft no le basto comprar a
Nokia para tener un buen lugar en el mercado, adicionalmente, no tenían una base de desarrolladores, ni la
demanda, ni las sinergias necesarias con el resto de la plataforma de
Microsoft. Para cuando Windows Phone se
volvió creíble, el mercado ya había elegido su plataforma preferida. (El Tiempo.com, 2016) .
El
sistema operativo habrá tenido cuatro cambios importantes en cinco años (pcauthority.com, 2015) .
Como
lo menciona la Guía PmBok 5th (PMI, 2013) ,
“El ciclo de vida del proyecto es independiente del ciclo de vida del
producto”. El ciclo de vida de los productos tienen un proceso similar al de ser humano, nacen, crecen, maduran y mueren, el homólogo de dichos procesos con respecto a
los productos son: Lanzamiento, Crecimiento, madurez y Declive, de esta manera,
no se debería entrar en el mercado con un producto en su etapa de declive. (Gutiérrez, 2005) p.78
Oportunidades de mejora: Reconocer la diferencia entre ciclo de vida de un proyecto y ciclo de vida de un producto, gestionar la adquisición del equipo de trabajo, gestionar una matriz de requisitos (comprender la relación y dependencias entre sistemas), utilizar herramientas de Benchmarking para comprender las necesidades del mercado.
Hallazgo
2
El ego de un presidente de una
división puede llevar a una catástrofe,
Steve Ballmer dijo en 2007, “No
hay ninguna probabilidad de que el iPhone logre un porcentaje significativo del
mercado...¡no hay ninguna probabilidad! Es un aparato que cuesta 500 dólares” (El
Tiempo.com, 2016) ,
en el mismo artículo se advierte la reacción del equipo de Google, los cuales
retornaron a sus mesas de trabajo para volver a plantear los lineamientos de su
visión con respecto a los teléfonos inteligentes.
Oportunidades
de mejora: Realizar Benchmarking y análisis comparativos, realizar
reuniones de grupos focales con expertos en el mercado.
Hallazgo
3
Microsoft con Windows Phone,
cae en una mala práctica de uno de sus competidores Android, el uso de
versiones FirmWare personalizadas, muchos usuarios no pudieron recibir
actualizaciones para las versiones de Windows Phone 7.8 (pcauthority.com, 2015)
Oportunidades
de mejora: Utilizar lecciones aprendidas para la implementación del
proyecto, Realizar un Benchmarking y análisis comparativos del mercado,
Recopilar y analizar las expectativas de los interesados.
Hallazgo
4
Incurrir en sobre costos, en
el artículo del (El Tiempo.com, 2016) literalmente dice
“En otras palabras, botaron a la caneca más de 8.000 millones de dólares”
Oportunidades
de mejora: Crear un buen plan para la gestión del proyecto,
incluyendo los factores relevantes de
los planes subsidiarios que lo componen, gestionar correctamente el monitoreo y
control del proyecto.
Hallazgo 5
Baja satisfacción del cliente, (pcauthority.com, 2015) expone una gran cantidad de funcionalidades
que faltaban en la versión inicial -
cortar y pegar, adecuada Wi-Fi, una
bandeja de entrada universal y multitarea etc, por otra parte, debido a un
cambio radical en la arquitectura de su versión Windows Phone 7.5 a la versión Windows Phone 8, causo
desmotivación para los desarrolladores y en si para el impulso de la
plataforma.
En otras publicaciones como la de (Readwrite.com, 2013) , se expone el
trasfondo de la problemática, además de llegar tarde al mercado, se pregunta
qué valor adicional se ofrece al cliente, ¿Es mejor?, ¿Más
barato?, ¿Más rápido?, ¿Más simple?, ¿Más seguro? ¿Más conectada?
Oportunidades
de mejora: Gestionar las expectativas de los interesados, (Clientes,
desarrolladores), utilizar una planeación gradual para manejar los diferentes
reléase del proyecto, definir correctamente el alcance de las etapas del
proyecto y del producto.
Hallazgo
6
Prometer lo que no se tiene,
Microsoft comenzó a incumplir algunas de sus promesas. Su nuevo sistema de actualización "vista
previa" no estaba a la vista. Su promesa de introducir periódicamente
nuevas apps first party (obtener los
datos directamente desde una plataforma en línea sin pasar por servidores de
terceros) y juegos en las tiendas se evaporó (pcauthority.com, 2015).
Hallazgo
7
Errores de calidad en
servicios de alta demanda. Joe Belfiore vicepresidente y mánager del
programa de gestión de Windows Phone, informa que por motivos técnicos sucedió
el incidente de fallos de recepción y notificación de nuevos mensajes que tuvo la
plataforma Windows Phone con el uso de
la app WhatsApp. (Eju.tv/, 2014) .
Otro incidente de calidad
importante, fue la supuesta vulnerabilidad que consistía en poder
crackear varios juegos de diferentes formas que iban desde conseguir contenido
gratuito, esta vulnerabilidad fue expuesta por un ingeniero de NOKIA accediendo
al Windows Store del sistema operativo Windows Phone. Microsoft no dio una
respuesta concreta que desmintiera dicha vulnerabilidad. (Xatakawindows.com,
2012) .
Oportunidades
de mejora: Planificar la
gestión de la calidad, validar el alcance y obtener aceptación de los entregables, ejecutar debidamente los
procesos de control de la calidad.
Bibliografía
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