herramientas de IA para la gestión moderna de proyectos: claves para el éxito

 

En el mundo actual, la gestión de proyectos se ha vuelto cada vez más compleja y desafiante. Los equipos trabajan de forma remota, los plazos son ajustados y la necesidad de colaboración es constante. En este contexto, las herramientas de inteligencia artificial (IA) se han convertido en aliados esenciales para optimizar el trabajo y alcanzar los objetivos de manera eficiente.

¿Por qué son tan importantes?

Las herramientas de IA para la gestión de proyectos ofrecen una serie de beneficios que impactan positivamente en el desarrollo de estos:

• Como lo mencioné en una anterior entrada nos ayudan a la Automatización de tareas repetitivas, liberando tiempo valioso para que los gerentes y equipos se concentren en tareas estratégicas y creativas.
• Mejora en la comunicación y colaboración adentro y fuera del equipo de trabajo, de esta manera, se facilita la fluidez de la información entre los miembros del equipo, incluso en entornos remotos.
• Nos ayudan al análisis de datos y toma de decisiones, Permitiendo obtener información valiosa del proyecto para tomar decisiones estratégicas y basadas en hechos.
• Mejora en la gestión del tiempo y los recursos: Ayudan a optimizar la planificación, la asignación de tareas y el seguimiento del progreso.
• Reducción de errores y riesgos: La IA puede identificar y prevenir posibles problemas antes de que afecten el proyecto.

Ejemplos de herramientas de IA para la gestión de proyectos:

• Herramientas de automatización de tareas: Zapier, Integromat, Monday.com
• Herramientas de comunicación y colaboración: Slack, Microsoft Teams, Zoom
• Herramientas de análisis de datos: Tableau, Power BI, Google Analytics
• Herramientas de gestión del tiempo y los recursos: Asana, Trello, Jira

Si no hemos pensado en el uso de herramientas de IA para la gestión de proyectos, debemos considerar que son una inversión indispensable para las empresas que buscan optimizar sus procesos, aumentar la productividad y alcanzar el éxito en sus proyectos.

Les dejo un listado de ejemplo de herramientas que nos sirven como asistentes virtuales para reuniones. 

Read AI

• Funciones: resúmenes instantáneos de reuniones de Read AI ofrecen un resumen automatizado, temas discutidos, elementos de acción, preguntas clave, consejos de entrenamiento y recomendaciones después de cada
• Integraciones:  Microsoft Teams
• Sitio web: https://appsource.microsoft.com/en-us/product/office/wa200003896?tab=overview

 

Otter.ai:

• Funciones: Grabación y transcripción de IA, identificación de oradores, resumen de puntos clave, búsqueda de palabras clave.
• Integraciones: Google Calendar, Zoom, Microsoft Teams.
• Sitio web: https://otter.ai/

Fireflies.ai:

• Funciones: Transcripción y análisis de IA, toma de notas automatizada, generación de tareas.
• Integraciones: Salesforce, Slack.
• Sitio web: https://fireflies.ai/

Avoma:

• Funciones: Transcripción y análisis de IA, resumen de puntos clave, generación de tareas.
• Integraciones: Google Calendar, Zoom, Microsoft Teams.
• Sitio web: https://www.avoma.com/

tl;dv:

• Funciones: Transcripción y análisis de IA, resumen de puntos clave, generación de clips de audio.
• Integraciones: Google Calendar, Zoom, Microsoft Teams.
• Sitio web: https://tldv.io/

Notiv:

• Funciones: Transcripción y análisis de IA, resumen de puntos clave, generación de tareas.
• Integraciones: Google Calendar, Zoom, Microsoft Teams.
• Sitio web: https://www.producthunt.com/products/notiv

Los Marcos y metodología de Trabajo: Un Camino Hacia el Éxito del Proyecto, no el Destino Final

En el vasto paisaje de la gestión de proyectos, las metodologías y los marcos de trabajo son faros que iluminan el camino hacia el éxito. Sin embargo, es esencial recordar que estos no son el fin en sí mismos, sino más bien el camino que nos guía hacia la consecución de nuestros objetivos.

La Dirección, no el destino

Las metodologías, ya sean ágiles, tradicionales o una combinación de ambas, actúan como brújulas que nos señalan la dirección. Pero así como la brújula no define el destino, las metodologías no garantizan el éxito del proyecto por sí solas. La clave está en entender que son herramientas para guiar y no el objetivo de los proyectos.

Los marcos de trabajo, desde Scrum hasta el Modelo de Cascada, son como senderos bien marcados. Ofrecen una guía estructurada, pero su verdadero valor radica en la forma en que ayudan a los equipos a navegar por terrenos impredecibles. Estos marcos son la trayectoria, no el punto de llegada.

Adaptación y Evolución Constante

En un entorno empresarial dinámico, la adaptabilidad y la evolución constante son esenciales. En lugar de considerar los marcos de trabajo como reglas inquebrantables, deberíamos verlos como herramientas flexibles que pueden ajustarse según las necesidades del proyecto y del equipo.

El éxito del proyecto no se encuentra en seguir meticulosamente una metodología, sino en el proceso de descubrimiento y mejora continua. Al abrazar la flexibilidad y aprender de la experiencia, los equipos pueden forjar su propio camino hacia el éxito, utilizando los marcos de trabajo como guías en lugar de restricciones.

El Viaje Es Tan Importante Como el Destino

En conclusión, recordemos que los marcos de trabajo son un camino valioso en nuestro viaje hacia el éxito del proyecto. Al reconocer que son herramientas para facilitar el progreso y no fines en sí mismos, podemos aprovechar su poder para innovar, adaptarnos y, en última instancia, triunfar en la realización de nuestros objetivos. 

Cómo las Métricas Vanidosas en Agile Pueden minar el Éxito de un Proyecto

 

El entorno ágil se basa en la entrega de valor continuo, la adaptabilidad y la mejora constante. Sin embargo, la elección incorrecta de métricas puede desviar a los equipos de estos principios fundamentales. En esta entrada del blog, exploraremos el impacto negativo de las métricas vanidosas en proyectos ágiles y cómo estas pueden socavar el éxito del equipo.

 La Trampa de las "Líneas de Código"

Uno de los errores más comunes es medir la productividad del equipo por la cantidad de líneas de código escritas. Aunque puede parecer una métrica fácil de cuantificar, su adopción puede tener consecuencias perjudiciales.

Ejemplo:

Si un equipo se enfoca en aumentar la cantidad de líneas de código para demostrar productividad, pero esto conduce a código redundante y difícil de mantener significa que algo anda mal. Para estos casos podemos acudir inclusive a la misma tecnología para corregir el camino, hoy en día existen herramientas de validación de código estático que nos pueden ayudar a prevenir caer en el “lado oscuro de la fuerza”.

 La Falsa Sensación de Progreso con "Tareas Completadas"

Medir el progreso del equipo solo por la cantidad de tareas completadas puede llevar a una visión distorsionada de la realidad. En este caso los equipos pueden priorizar tareas sencillas para inflar las estadísticas, pero estas pueden carecer de relevancia para el cliente o no contribuir significativamente al objetivo del proyecto.

 Enfocarse en "Historias de Usuario" sin Valor Agregado

Centrarse únicamente en la cantidad de historias de usuario completadas sin considerar el valor agregado puede desviar el equipo de la entrega de soluciones valiosas. Se ven casos donde los equipos se esfuerzan por cerrar historias de usuario rápidamente, pero estas no cumplen con las expectativas del cliente ni mejoran la experiencia del usuario. En mi experiencia he visto historias que realmente “no son historias”, algunas de este tipo “Crear API de inserción de clientes  en base de datos” , “Crear API de eliminación de clientes en base de datos” y la pregunta que surge es ¿tarea técnica o HU?  Se las dejo ahí…!!

 El Peligro de Ignorar la Calidad con "Velocidad del Equipo"

Aunque la velocidad del equipo es una métrica útil, no tener en cuenta la calidad del trabajo puede ser contraproducente. En estos casos, el equipo se enfoca en aumentar su velocidad al realizar entregas más rápidas, pero la falta de pruebas adecuadas resulta en productos con numerosos errores, no sé si se han enfrentado a entregas de desarrollo de MVP de 2 meses, pero con 3 meses de pruebas y ajustes.

En resumen, las métricas vanidosas pueden tener un impacto significativo en el éxito de un proyecto ágil. Al elegir métricas significativas y fomentar una cultura centrada en la entrega de valor y la mejora continua, los equipos pueden aumentar sus posibilidades de éxito en el mundo ágil.

 Finalmente, estas son algunas propuestas de cómo Evitar las Métricas Vanidosas y Promover el Éxito del Proyecto.

 Enfocarse en la Entrega de Valor:

Priorizar métricas que reflejen la entrega de valor al cliente y la consecución de los objetivos del proyecto.

Evaluar la Calidad del Trabajo:

Incorporar métricas que midan la calidad del código, la satisfacción del cliente y la eficiencia en la entrega.

Ser Adaptable y Aprender Continuamente:

Estar dispuesto a ajustar las métricas según las necesidades cambiantes del proyecto y aprender de las experiencias pasadas.

Promover una Cultura de Transparencia:

Fomentar la apertura y la transparencia en el equipo, donde se valoren las lecciones aprendidas y se busque la mejora constante.

https://www.youtube.com/watch?app=desktop&v=MglbGsh-TMA

Sinergias de diferentes tipos de Metodologías en gestión de Proyectos: La Síntesis de Ágil y Tradicional

 

En el vertiginoso mundo de la gerencia de proyectos, la búsqueda de la fórmula perfecta ha llevado a la coexistencia de dos gigantes: las metodologías ágiles y las tradicionales. La pregunta clave se ha vuelto más relevante que nunca: ¿cómo aprovechar lo mejor de ambos mundos para maximizar el éxito en la gestión de  proyectos?

El Dilema de Elección: Ágil vs. Tradicional 

En el pasado, la elección entre metodologías ágiles y tradicionales se asemejaba a una encrucijada: seguir un enfoque predictivo o abrazar la adaptabilidad. Sin embargo, la realidad del terreno empresarial sugiere que no se trata de una elección excluyente. En lugar de ello, la convergencia de ambas puede ser la clave para desbloquear un nuevo nivel de eficiencia.

Combinación estratégica

La metodología ágil, conocida por su flexibilidad y capacidad para adaptarse a cambios rápidos, y la tradicional, apreciada por su estructura y predictibilidad, poseen atributos valiosos. Cuando se combinan estratégica mente, se puede alcanzar un equilibrio que potencie los resultados. La agilidad para ajustarse a las demandas cambiantes del mercado y la solidez para manejar proyectos complejos pueden coexistir de manera armoniosa.

Sinergias: Donde la Magia Ocurre

Las sinergias entre estas metodologías pueden generar un impacto exponencial. La transparencia y la comunicación efectiva de Agile pueden integrarse con la planificación detallada y la gestión de riesgos de la metodología tradicional. El resultado es un proceso más eficiente y adaptativo, capaz de sortear obstáculos mientras mantiene un enfoque claro en los objetivos y resultados de los distintos proyectos.

“Un marco tradicional no es el lado oscuro de la fuerza”; El camino puede ser una Metodología Híbrida

La metodología híbrida emerge como la solución, un puente entre dos mundos aparentemente dispares. Al adoptar lo mejor de Agile y lo mejor de lo tradicional, las organizaciones pueden crear un marco de trabajo a medida que se ajuste a sus necesidades específicas. Esta síntesis permite gestionar proyectos con una flexibilidad estratégica, manteniendo al mismo tiempo la estructura esencial.

Conclusión:

En el campo de la gerencia de proyectos, la dualidad de metodologías no es un obstáculo, sino una oportunidad. Al fusionar lo mejor de Agile y lo mejor de lo tradicional, se desbloquea un potencial sin explotar. La metodología híbrida se presenta como el antídoto perfecto para aquellos que buscan la máxima eficiencia en la gestión de proyectos y la optimización de las ventas. En última instancia, la verdadera innovación reside en la capacidad de adaptarse y evolucionar, y la síntesis entre ágil y tradicional es la llave maestra para abrir la puerta hacia un futuro más exitoso.

 

“El camino así es”

https://www.pmi.org/

https://www.scrumalliance.org/

Frases de “Star Wars”, imágenes de Internet

https://www.wrike.com/es/blog/que-es-la-gestion-hibrida-de-proyectos/

https://sacpma.com/metodologia-tradicional-vs-metodologia-agil-2/

Acerca del nuevo examen PMP

 

Acerca del nuevo examen PMP

El examen PMP ha evolucionado para satisfacer las demandas actuales de la profesión y de las organizaciones. para mayor información puedes ingresar directamente al PMI

https://www.pmi.org/certifications/project-management-pmp/earn-the-pmp/pmp-exam-preparation/pmp-exam-updates

 "Done is better tan perfect"

Hace rato no venía por acá al Blog, extrañe la escritura y hoy vengo con una frase que leí en un libro de innovación “mejor algo que funciona que algo perfecto”, indiscutiblemente relacionado con nuestra pasión por la gerencia de proyectos, muchos hablamos de requerimientos bien definidos, de personas de negocio diciendo no sale un proyecto sino esta una u otra característica, he inicia la hecatombe de definir si estaba solicitado en los requerimientos o si era ambigua la definición etc, etc..  Sea cual sea el marco de trabajo, Ágil, tradicional o mixto, tiene un sinnúmero de artefactos, herramientas y técnicas para tratar de minimizar estos inconvenientes, solo por mencionar algunos, Historias de usuario, Story Mapping , casos de uso, Canvas y mil más. Y todo lo anterior me hace reflexionar en otra frase que escuche una ves de un vicepresidente de tecnología, en mis palabras decía prefiero el caos, pero que la herramienta de análisis de datos funcione, inicialmente iba en contravención de los propios requisitos del proyecto, que los “usuarios se autenticaran con el directorio activo” como otros más, sin duda en el trasfondo él tenia razón, él pensaba en que los usuarios internos necesitaban la herramienta para tomar buenas decisiones en la organización y no en que el proyecto desde su primera fase de implementación cumpliera con todos los requisitos estipulados, esa persona pensaba en la oportunidad de generar valor para la organización más allá del cumplimiento a cabalidad del proyecto.    

Les dejo la anterior experiencia a manera de enseñanza, nada es perfecto si lo hace un ser imperfecto como nosotros  los seres humanos; nuestra responsabilidad como PM, Scrum Master, Gerentes o PO, es dejar a un lado los egos personales y ver un poco más allá, influenciar para que las otras personas también dejen su ego y miren como se genera valor desde los proyectos para los clientes, organizaciones o partes interesadas, y finalmente, entre todos comprendamos que   “Done is better tan perfect”    

Relacionando los Indicadores de gestión y el registro de incidentes del proyecto.

Voy a hacer un paréntesis en las entregas de factores de éxito en proyectos de TI y el recorrido que se está realizando a través de las áreas de conocimiento del PmBok, para 
compartir algo de mi experiencia en la gestión de proyectos; intermitente mente expondré ideas sencillas que nos facilitan la gestión de los proyectos y que nos ayudan a que cada próximo proyecto sea mejor. 

Como lo menciona el PmBok los incidentes surgen durante la dirección de un proyecto y su correspondiente registro ayuda a documentar y monitorear quien es el responsable de la resolución de dicho incidente, como lo menciona el mismo PmBok esta información es importante en el proceso de controlar las comunicaciones ya que proporciona un registro de lo que ha sucedido en el proyecto.

Por otra parte, los informes de desempeño sin lugar a duda deberían ser como un electrocardiograma que muestran en el tiempo el estado de un proyecto, de acuerdo a mi experiencia en el liderazgo de proyectos he generado una plantilla de seguimiento muy simple donde llevo el histórico de todos los hechos relevantes asociados los indicadores de gestión.  

¿De dónde surgió la necesidad?: En una reunión con el grupo de proyectos, se estaban recopilando lecciones aprendidas con base en la documentación de los proyectos anteriores, dentro de todos los proyectos nos encontramos con un proyecto que iba en picada según el SPI (Índice de desempeño del cronograma), pero logró salir en buen término al final (imagen abajo). La información del proyecto tenía un registro de informes de desempeño semanales y hasta que leímos la gran mayoría de los informes se logró entender que sucedió y como se recuperó el indicador. 

Buscando no generar mayor carga administrativa al grupo de proyectos se propuso diligenciar un formato bastante sencillo en una hoja de Excel donde se vinculan indicadores de gestión de un periodo y el manejo de incidentes, siendo a su vez un Abstrac de los informes de desempeño del proyecto.

Les comparto un ejemplo del archivo relacionando el SPI, de acuerdo a sus necesidades pueden adicionar otros indicadores de gestión, responsables, información adicional etc ect.  Cada desviación del plan original tiene una causa aun cuando dicha desviación este dentro de los límites de control, esa causa puede tener diferentes explicaciones, temas de materialización de riesgos, planes de respuesta, atrasos en contratación etc etc.  Al final de cuentas, lo que se trata de identificar en el formato, es la historia resumida del proyecto cruzando indicadores (Utilizados por la dirección para monitoreo y control) y el detalle de los incidentes (Utilizados como fuente de lecciones aprendidas y gestión de comunicación por el equipo de proyecto o la PMO).

 Anexo archivo en Excel Descarga el archivo   

Los siguientes son algunos sitios web donde pueden descargar plantillas para la documentación de un proyecto.  En particular no las uso por que en la empresa donde laboro tenemos definidas nuestras propias plantillas, sin embargo, algunas plantillas pueden ser útiles como guía si las adaptamos a las necesidades propias de cada empresa.

http://www.lumenti.com/learning/mod/folder/view.php?id=21

http://www.laboratorioti.com/2013/09/04/mas-de-100-plantillas-gratis-de-documentos-de-gestion-de-proyectos/

http://www.recursosenprojectmanagement.com/plantillas/

http://www.pmoinformatica.com/p/plantillas-de-gerencia-de-proyectos.html