Relacionando los Indicadores de gestión y el registro de incidentes del proyecto.
Voy a hacer un paréntesis en las entregas de factores de éxito
en proyectos de TI y el recorrido que se está realizando a través de las áreas de
conocimiento del PmBok, para
compartir algo de mi experiencia en la gestión de proyectos; intermitente mente expondré ideas sencillas que nos facilitan la gestión de los proyectos y que nos ayudan a que cada próximo proyecto sea mejor.
compartir algo de mi experiencia en la gestión de proyectos; intermitente mente expondré ideas sencillas que nos facilitan la gestión de los proyectos y que nos ayudan a que cada próximo proyecto sea mejor.
Como lo menciona el PmBok los incidentes surgen durante la
dirección de un proyecto y su correspondiente registro ayuda a documentar y
monitorear quien es el responsable de la resolución de dicho incidente, como lo
menciona el mismo PmBok esta información es importante en el proceso de
controlar las comunicaciones ya que proporciona un registro de lo que ha
sucedido en el proyecto.
Por otra parte, los informes de desempeño sin lugar a duda deberían
ser como un electrocardiograma que muestran en el tiempo el estado de un
proyecto, de acuerdo a mi experiencia en el liderazgo de proyectos he generado
una plantilla de seguimiento muy simple donde llevo el histórico de todos los
hechos relevantes asociados los indicadores de gestión.
¿De dónde surgió la necesidad?: En una reunión con el grupo
de proyectos, se estaban recopilando lecciones aprendidas con base en la documentación
de los proyectos anteriores, dentro de todos los proyectos nos encontramos con
un proyecto que iba en picada según el SPI (Índice de desempeño del cronograma),
pero logró salir en buen término al final (imagen abajo). La información del
proyecto tenía un registro de informes de desempeño semanales y hasta que leímos
la gran mayoría de los informes se logró entender que sucedió y como se recuperó
el indicador.
Buscando no generar mayor carga administrativa al grupo de
proyectos se propuso diligenciar un formato bastante sencillo en una hoja de Excel
donde se vinculan indicadores de gestión de un periodo y el manejo de
incidentes, siendo a su vez un Abstrac de los informes de desempeño del
proyecto.
Les comparto un ejemplo del archivo relacionando el SPI, de acuerdo a sus necesidades pueden adicionar otros indicadores de gestión,
responsables, información adicional etc ect. Cada desviación del plan original tiene
una causa aun cuando dicha desviación este dentro de los límites de control,
esa causa puede tener diferentes explicaciones, temas de materialización de
riesgos, planes de respuesta, atrasos en contratación etc etc. Al final de cuentas, lo que se trata de identificar
en el formato, es la historia resumida del proyecto cruzando indicadores (Utilizados
por la dirección para monitoreo y control) y el detalle de los incidentes (Utilizados
como fuente de lecciones aprendidas y gestión de comunicación por el equipo de
proyecto o la PMO).
Anexo archivo en Excel Descarga el archivo
Los siguientes son algunos sitios web donde pueden descargar
plantillas para la documentación de un proyecto. En particular no las uso por que en la empresa
donde laboro tenemos definidas nuestras propias plantillas, sin embargo, algunas
plantillas pueden ser útiles como guía si las adaptamos a las necesidades
propias de cada empresa.
