Acerca del nuevo examen PMP

 

Acerca del nuevo examen PMP

El examen PMP ha evolucionado para satisfacer las demandas actuales de la profesión y de las organizaciones. para mayor información puedes ingresar directamente al PMI

https://www.pmi.org/certifications/project-management-pmp/earn-the-pmp/pmp-exam-preparation/pmp-exam-updates

 "Done is better tan perfect"

Hace rato no venía por acá al Blog, extrañe la escritura y hoy vengo con una frase que leí en un libro de innovación “mejor algo que funciona que algo perfecto”, indiscutiblemente relacionado con nuestra pasión por la gerencia de proyectos, muchos hablamos de requerimientos bien definidos, de personas de negocio diciendo no sale un proyecto sino esta una u otra característica, he inicia la hecatombe de definir si estaba solicitado en los requerimientos o si era ambigua la definición etc, etc..  Sea cual sea el marco de trabajo, Ágil, tradicional o mixto, tiene un sinnúmero de artefactos, herramientas y técnicas para tratar de minimizar estos inconvenientes, solo por mencionar algunos, Historias de usuario, Story Mapping , casos de uso, Canvas y mil más. Y todo lo anterior me hace reflexionar en otra frase que escuche una ves de un vicepresidente de tecnología, en mis palabras decía prefiero el caos, pero que la herramienta de análisis de datos funcione, inicialmente iba en contravención de los propios requisitos del proyecto, que los “usuarios se autenticaran con el directorio activo” como otros más, sin duda en el trasfondo él tenia razón, él pensaba en que los usuarios internos necesitaban la herramienta para tomar buenas decisiones en la organización y no en que el proyecto desde su primera fase de implementación cumpliera con todos los requisitos estipulados, esa persona pensaba en la oportunidad de generar valor para la organización más allá del cumplimiento a cabalidad del proyecto.    

Les dejo la anterior experiencia a manera de enseñanza, nada es perfecto si lo hace un ser imperfecto como nosotros  los seres humanos; nuestra responsabilidad como PM, Scrum Master, Gerentes o PO, es dejar a un lado los egos personales y ver un poco más allá, influenciar para que las otras personas también dejen su ego y miren como se genera valor desde los proyectos para los clientes, organizaciones o partes interesadas, y finalmente, entre todos comprendamos que   “Done is better tan perfect”    

Relacionando los Indicadores de gestión y el registro de incidentes del proyecto.

Voy a hacer un paréntesis en las entregas de factores de éxito en proyectos de TI y el recorrido que se está realizando a través de las áreas de conocimiento del PmBok, para 
compartir algo de mi experiencia en la gestión de proyectos; intermitente mente expondré ideas sencillas que nos facilitan la gestión de los proyectos y que nos ayudan a que cada próximo proyecto sea mejor. 

Como lo menciona el PmBok los incidentes surgen durante la dirección de un proyecto y su correspondiente registro ayuda a documentar y monitorear quien es el responsable de la resolución de dicho incidente, como lo menciona el mismo PmBok esta información es importante en el proceso de controlar las comunicaciones ya que proporciona un registro de lo que ha sucedido en el proyecto.

Por otra parte, los informes de desempeño sin lugar a duda deberían ser como un electrocardiograma que muestran en el tiempo el estado de un proyecto, de acuerdo a mi experiencia en el liderazgo de proyectos he generado una plantilla de seguimiento muy simple donde llevo el histórico de todos los hechos relevantes asociados los indicadores de gestión.  

¿De dónde surgió la necesidad?: En una reunión con el grupo de proyectos, se estaban recopilando lecciones aprendidas con base en la documentación de los proyectos anteriores, dentro de todos los proyectos nos encontramos con un proyecto que iba en picada según el SPI (Índice de desempeño del cronograma), pero logró salir en buen término al final (imagen abajo). La información del proyecto tenía un registro de informes de desempeño semanales y hasta que leímos la gran mayoría de los informes se logró entender que sucedió y como se recuperó el indicador. 

Buscando no generar mayor carga administrativa al grupo de proyectos se propuso diligenciar un formato bastante sencillo en una hoja de Excel donde se vinculan indicadores de gestión de un periodo y el manejo de incidentes, siendo a su vez un Abstrac de los informes de desempeño del proyecto.

Les comparto un ejemplo del archivo relacionando el SPI, de acuerdo a sus necesidades pueden adicionar otros indicadores de gestión, responsables, información adicional etc ect.  Cada desviación del plan original tiene una causa aun cuando dicha desviación este dentro de los límites de control, esa causa puede tener diferentes explicaciones, temas de materialización de riesgos, planes de respuesta, atrasos en contratación etc etc.  Al final de cuentas, lo que se trata de identificar en el formato, es la historia resumida del proyecto cruzando indicadores (Utilizados por la dirección para monitoreo y control) y el detalle de los incidentes (Utilizados como fuente de lecciones aprendidas y gestión de comunicación por el equipo de proyecto o la PMO).

 Anexo archivo en Excel Descarga el archivo   

Los siguientes son algunos sitios web donde pueden descargar plantillas para la documentación de un proyecto.  En particular no las uso por que en la empresa donde laboro tenemos definidas nuestras propias plantillas, sin embargo, algunas plantillas pueden ser útiles como guía si las adaptamos a las necesidades propias de cada empresa.

http://www.lumenti.com/learning/mod/folder/view.php?id=21

http://www.laboratorioti.com/2013/09/04/mas-de-100-plantillas-gratis-de-documentos-de-gestion-de-proyectos/

http://www.recursosenprojectmanagement.com/plantillas/

http://www.pmoinformatica.com/p/plantillas-de-gerencia-de-proyectos.html

Factores de éxito en los proyectos de TI, la metodología (4ta entrega)

GESTIÓN DEL TIEMPO

Esta área de conocimiento incluye los procesos requeridos para gestionar el plazo de terminación a tiempo de un proyecto. La gestión del tiempo está compuesta por 7 procesos que se ejecutan principalmente en el grupo de procesos de planeación y monitoreo y control del proyecto.

La siguiente imagen muestra las principales tareas que deben realizarse en la gestión del tiempo.

Elaboración propia

  

Algunas de las buenas prácticas en la gestión del tiempo son:

• Debe realizarse el plan de gestión del cronograma con la documentación de las herramientas y técnicas a utilizar en la gestión del tiempo.
• Definir los hitos importantes que servirán como punto de control en el cronograma.
• La EDT es una entrada fundamental para determinar las actividades.
• Es mala práctica inflar los tiempos de las estimaciones de duración de las actividades (padding) ya que esto puede ocultar riesgos.  
• Recurrir a técnicas como la estimación por tres valores al momento de asignar tiempo a las actividades.    
• Formular Reservas (Diferente al padding)
• Tener en cuenta los riesgos al momento de estimar tiempos y recursos.
• Involucrar al equipo en la validación del cronograma final, esto genera sentido de pertenecía hacia el proyecto. No se impone el tiempo de ejecución de actividades sino se obtiene una estimación realista.
• Utilizar herramientas y técnicas como: nivelación de recursos, compresión y ejecución rápida, análisis de “qué pasa si” e identificar los pros y contras de dichas técnicas.
• Las revisiones de desempeño son fundamentales en el control del cronograma.  Utilizar indicadores como el SPI (Schedule Performance Index) y manejar proyecciones como la EAC (Estimate at Completion) y la ETC (Estimate to Complete).

Factores de éxito en los proyectos de TI, la Metodología (3ra Entrega)

GESTIÓN DEL ALCANCE

La gestión del alcance incluye todos los procesos necesarios para garantizar que se incluya todo el trabajo requerido para completar con éxito el proyecto.

Dentro del contexto de la gerencia de proyectos existen varios conceptos que debe tener claro el gerente de proyectos.

Alcance de producto: Características y funciones que describen un producto, servicio o resultado.

Alcance de proyecto: Trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado, según características especificadas, en ocasiones el alcance del proyecto incluye el alcance del producto.

Línea base del alcance: Versión aprobada del enunciado del alcance del proyecto + EDT/WBS + Diccionario de la EDT/WBS.

Elaboración propia

Estas son algunas buenas prácticas en la gestión del alcance:

• Identificar requisitos sin obviar alguno de los interesados del proyecto
• Documentar el enunciado de alcance del proyecto.  El alcance debe aprobarse formalmente antes de iniciar la ejecución del trabajo
•  “Bañar en oro” o “Añadir funcionalidades extra” es una mala práctica (Puede traer riesgos no identificados).
•  Se debe integrar al equipo de trabajo en la creación de la EDT/WBS, las estimaciones creadas con el equipo de trabajo son mas realistas y ayuda a generar compromiso con los objetivos del proyecto.

Fuente:

Project Management Institute. (2013). Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos (Guía delPMBOK®) – Quinta Edición. Pensilvania: Project Management Institute.

Factores de éxito en los proyectos de TI, la Metodología (2da Entrega)

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

Como es mencionado en la guía PMBOK®  5th, esta área del conocimiento gestiona la Integración del proyecto. La integración de los procesos incluye actividades como las de: Unificar, Consolidar y Comunicar acciones para que el proyecto se lleve a cabo de una manera controlada.

En los procesos que hacen parte de esta área de conocimiento se toman decisiones en cuanto a asignación de recursos, equilibrar objetivos, validar alternativas.

Grupo de procesos PMBOK®  5th

La siguiente imagen muestra una serie de mejores prácticas definidas para esta área de conocimiento y su correspondiente relación con los procesos que la conforman.

Elaboración propia

En resumen listo algunas buenas prácticas de la Gestión de la integración:

Crear un acta de constitución del proyecto: La cual debe contener entre otras  características (Alto nivel),  criterios de éxito, de aceptación, nivel de autoridad del gerente, alineación con los objetivos estratégicos y por supuesto una aprobación formal  por parte del patrocinador.

Crear un plan para la dirección del proyecto: Este plan está conformado por los demás planes subsidiarios de las diferentes áreas de conocimiento, más las líneas base de alcance tiempo y costos.

Utilizar sistemas de autorización de trabajo, no olvidar los PMIS (Project Management information system)

Buscar siempre la causa raíz de los problemas para darle solución

Implementar  el procedimiento y comité de control de cambios.

Retro alimentar a los integrantes del equipo con la evaluación final.

Realizar el proceso de recolección de lecciones aprendidas

Fuente:

Project Management Institute. (2013). Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos (Guía delPMBOK®) – Quinta Edición. Pensilvania: Project Management Institute.

Factores de éxito en los proyectos de TI, la Metodología (1er Entrega)

El día de hoy traigo  un tema importante como factor de éxito  para llevar a buen término un proyecto de tecnología, la Metodología,  en particular el estándar que nos brinda el PMI a través de la guía de fundamentos para la dirección de proyectos en el PMBOK® 5th y el OPM3® (Organizational Project Management Maturity Model ó Modelo de Madurez Organizacional en Gestión de Proyectos.).

Un marco de trabajo  como el que ofrece el PMI,  brinda entre otros beneficios una ruta clara en el proceso de liderar proyectos de todo tipo, adicionalmente ofrece,  definiciones concisas y estandarizadas  de la terminología  que más se usa en la gerencia de proyectos, es sin lugar a duda, uno de los estándares más reconocidos y utilizados a nivel mundial.

Como dice un viejo adagio ¿es necesario reinventar la rueda?, o ¿sería mejor adaptarla o mejorarla?, este es el fin de utilizar un estándar, llevar las mejores prácticas a nuestra organización, adoptarlas o mejorarlas de acuerdo a las necesidades, y así, evitar reprocesos en la ejecución de las actividades o pérdida de conocimiento valioso para la organización.

Como abrebocas a la metodología, el siguiente mapa mental muestra la relación de los 5 grupos de procesos y las 10 áreas de conocimientos con sus respectivos procesos según el  PMBOK® 5th. Más adelante, en siguientes publicaciones expondré la relación entre las área de conocimiento del PMBOK® 5th. y  la síntesis de las mejores practica a tener en cada una de ellas para lograr proyectos exitosos.

Mapa mental grupos de procesos y áreas de conocimiento PMBOK® 5th
Elaboración propia

En el este enlace  pueden descargar la imagen en tamaño real.

Fuentes:

http://www.pmi.org/Business-Solutions/Organizational-Project-Management.aspx

http://www.pmi.org/default.aspx

Project Management Institute. (2013). Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos (Guía delPMBOK®) – Quinta Edición. Pensilvania: Project Management Institute.